Informativa privacy per i fornitori

Informativa relativa al trattamento dei dati personali dei fornitori, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016 in materia di protezione dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 9 luglio 2026

Herholdt Controls S.r.l., con sede legale in 20132 - Milano (MI), Via Mestre n. 13, Partita IVA e Codice Fiscale 07482370157 (d’ora in avanti, anche, “Herholdt Controls” o la “Società” o il “Titolare del Trattamento”) riconosce l’importanza della protezione dei dati personali e si impegna proattivamente a trattarli in modo responsabile e conforme con i principi e le disposizioni applicabili previsti dal Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati (il “Regolamento”) e/o dalla normativa nazionale vigente.

A tal fine, la nostra Società, in qualità di Titolare del Trattamento, è tenuta a fornirLe, nella sua veste di “interessato” – cioè di soggetto al quale si riferiscono i dati oggetto del trattamento – specifiche informazioni in merito al trattamento da parte nostra dei Suoi dati personali che raccogliamo, organizziamo, utilizziamo, conserviamo o altrimenti trattiamo al fine dell’instaurazione, gestione e/o esecuzione del rapporto di fornitura di beni e/o servizi a favore di Herholdt Controls, nella Sua qualità di fornitore (il “Fornitore”).

In conformità a quanto previsto dal Regolamento, con la presente informativa (la “Informativa”), Le forniamo pertanto le seguenti informazioni.

A. Titolare del trattamento e delegato privacy

Titolare del Trattamento è HERHOLDT CONTROLS S.r.l., con sede in Milano, Via Mestre n. 13, C.F. e P.I. 07482370157.

Soggetto Delegato dal Titolare del Trattamento in materia di protezione dei dati personali, al quale potrà rivolgersi in qualunque momento per eventuali chiarimenti e per far valere i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento in appresso specificati (vd. paragrafo I dell’Informativa), è il dott. Matteo Maggi.

Il Soggetto Delegato può essere contattato con comunicazione da inviarsi a mezzo posta presso la sede legale di Herholdt Controls S.r.l. in Milano, Via Mestre n. 13 – CAP 20132 o all’ indirizzo di posta elettronica privacy@hhcontrols.com

B. Categorie dei dati personali trattati

I Suoi dati personali (i “Dati Personali” o i “Dati”) che formano o possono formare oggetto di trattamento da parte della Società sono riportati di seguito:

Dati personali comuni

Si tratta di informazioni direttamente o indirettamente riferibili al Fornitore e che permettono di identificarlo o renderlo identificabile.

Di questa tipologia di dati danno parte ad esempio: dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, indirizzo di residenza o altri recapiti, ecc.) o indirizzi di posta elettronica; dati che consentono l’identificazione indiretta (quali user ID, numero di telefono fisso o mobile, ecc.); dati fiscali (quali codice fiscale, partita I.V.A., ecc.); dati relativi alla formazione professionale o a pregresse esperienze professionali; coordinate bancarie (quali il codice IBAN o il numero del conto corrente); dati reddituali/finanziari.

Tra questa tipologia di dati, rientrano anche i dati giudiziari (ossia i dati relativi all’esecuzione di provvedimenti dell’autorità giudiziaria, a condanne penali, ecc.).

Tra i Dati Personali comuni rientrano altresì i “metadati” e le informazioni tecniche associati alla gestione del rapporto contrattuale e delle comunicazioni intercorse con il Titolare del Trattamento. A titolo esemplificativo, possono essere raccolti e trattati Dati quali la data e l’ora di invio, ricezione o gestione di richieste, comunicazioni, ordini o segnalazioni, gli identificativi associati al Cliente, al contratto, agli ordini o alle pratiche aperte, le informazioni relative allo stato di avanzamento delle richieste e delle attività svolte, nonché ogni altra informazione tecnica, amministrativa o organizzativa generata nell’ambito dell’instaurazione, gestione, esecuzione e monitoraggio del rapporto contrattuale o precontrattuale con il Cliente medesimo

Il trattamento di questi Dati sarà effettuato nella misura strettamente necessaria allo svolgimento delle finalità indicate al paragrafo C dell’Informativa.

Al fine di garantire una corretta instaurazione, gestione ed esecuzione della relazione con i nostri Fornitori, Herholdt Controls potrà anche ottenere alcuni Dati Personali tramite i propri partner commerciali e terzi.

C. Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati personali

Le informazioni che La riguardano saranno oggetto di un trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nonché di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

La raccolta ed il trattamento dei Suo Dati Personali sono effettuati per le finalità e sulle basi giuridiche specificamene indicate di seguito. È comunque sempre possibile richiedere al Titolare del Trattamento di chiarire la concreta base giuridica di ciascun trattamento ed in particolare di specificare se il trattamento sia basato sulla legge o previsto da un vincolo contrattuale di cui Lei è parte o su un legittimo interesse del Titolare del Trattamento.

1. Finalità relative alla gestione di richieste in fase pre-contrattuali ai fini dell’instaurazione del rapporto

Per consentire la gestione di eventuali richieste da parte del Fornitore in fase precontrattuale (per esempio richieste di contatto o di informazioni) o per consentire alla Società di svolgere le necessarie valutazioni volte all’instaurazione del rapporto con Lei e alla relativa conclusione del contratto per la fornitura di prodotti e/o servizi da parte Sua ed in favore di Herholdt Controls.

Basi giuridiche

Il trattamento per le suddette finalità è svolto in virtù di specifiche basi giuridiche: l’esecuzione di misure precontrattuali adottate ai fini dell’instaurazione del rapporto con Lei e alla relativa conclusione del contratto di fornitura - cfr. art. 6.1 b) del Regolamento.

2. Finalità relative alla corretta esecuzione di un contratto

Per finalità volte a: (i) consentire il corretto adempimento delle obbligazioni assunte contrattualmente da Herholdt Controls nei Suoi confronti; (ii) permettere la fornitura di beni o servizi connessi all’esecuzione del medesimo contratto; (iii) effettuare comunicazioni relative all’esecuzione del contratto (tra le quali, a titolo esemplificativo, informazioni e notifiche in merito a specifiche tecniche dei prodotti o servizi che il Fornitore ha venduto e/o allo stato ed alla qualità dei medesimi prodotti e/o servizi), (iv) consentire eventuali ulteriori richieste in merito ai prodotti e/o ai servizi acquistati da Herholdt Controls o eventuali contestazioni in merito ai prodotti o servizi stessi; (v) gestire il conto Fornitore (gestione degli ordini, fatturazione, recupero crediti, ecc.).

Basi giuridiche

Il trattamento per le suddette finalità è svolto in virtù di specifiche basi giuridiche: l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte – cfr. art. 6.1 b) del Regolamento.

3. Finalità relative all’assolvimento di adempimento e/o obblighi di legge

I Suoi Dati potranno essere trattati: (i) per finalità amministrative e gestionali e per adempiere e conformarsi agli obblighi previsti dalla legge (quali, ad esempio, quelli di natura contabile e fiscale o in materia di antiriciclaggio), da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine di un’Autorità cui Herholdt Controls è soggetta; (ii) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Basi giuridiche

Il trattamento per queste finalità è svolto in virtù di specifiche basi giuridiche: l’adempimento a obblighi di legge a cui il Titolare del Trattamento è soggetto – cfr. art. 6.1 c) del Regolamento e il legittimo interesse del Titolare del Trattamento (nel pieno rispetto dei Suoi diritti e delle Sue libertà quale soggetto interessato) di tutelare i propri diritti in sede giudiziaria – cfr. art. 6.1 f) del Regolamento.

D. Modalità di trattamento

I Suoi Dati Personali, necessari per il raggiungimento delle finalità esposte al paragrafo C dell’Informativa, sono e saranno trattati sia mediante supporti cartacei, sia con l’ausilio di strumenti elettronici o telematici comunque dotati di misure di sicurezza idonee a garantire i diritti e le libertà dell’interessato, la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni trattate secondo quanto previsto dal Regolamento, dalla legge e dai regolamenti aziendali interni.

E. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento

Il conferimento alla Società dei Suoi Dati Personali richiesto per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 3 del paragrafo C dell’Informativa è facoltativo ma necessario: il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Dati potrebbe infatti comportare l’impossibilità per la Società di compiere attività strettamente connesse e/o strumentali al raggiungimento delle finalità dichiarate e, pertanto, potrebbe, per esempio, non consentire a Herholdt Controls di concludere con Lei il contratto richiesto ovvero potrebbe determinare l’impossibilità per la stessa Società di eseguire le prestazioni oggetto del contratto con Lei già in essere.

Se dovesse avere dubbi in merito all’obbligatorietà o alla facoltatività del conferimento dei propri Dati Personali, La incoraggiamo a contattare la Società.

F. Categorie di destinatari dei dati personali

I Suoi Dati Personali non saranno diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti non identificati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

I Dati Personali, o almeno alcuni di essi, saranno comunicati, solo ed esclusivamente per il raggiungimento delle finalità indicate al paragrafo C dell’Informativa, a dipendenti e collaboratori del Titolare del Trattamento, facenti parte delle funzioni aziendali di Herholdt Controls, preposti al trattamento dei Dati Personali, che agiscono rispettivamente sotto l’autorità o la delega del Titolare del Trattamento in qualità di Soggetti Autorizzati o di Soggetti Delegati del trattamento e che abbiano necessità di trattarli per l’esecuzione delle loro mansioni o deleghe o in virtù della posizione che ricoprono. Tali incaricati, il cui numero sarà il più possibile contenuto, avranno accesso ai soli Dati pertinenti con l’attività loro assegnata e agiranno sulla base di istruzioni fornite in tal senso dal Titolare del Trattamento o dal soggetto da questo delegato.

I Dati Personali dei Fornitori potranno inoltre essere comunicati, laddove necessario, alle seguenti categorie di destinatari:

A. Altre società del Gruppo di appartenenza di Herholdt Controls (società collegate, controllate o controllanti) o partner commerciali

Herholdt Controls potrà condividere i Dati Personali con, o dare accesso a, la società capogruppo, Hager Italia Partecipazioni S.r.l. o altre società, italiane o straniere, facenti parte del proprio Gruppo di appartenenza (società collegate, controllate o controllanti) o partner commerciali per facilitare la gestione e l’amministrazione dei conti dei nostri Fornitori o per scopi di marketing elettronico diretto e per altre finalità commerciali legittime.

B. Terzi fornitori di servizi

I Dati Personali potranno essere comunicati a terzi che svolgono specifici servizi per conto del Titolare del Trattamento (a titolo esemplificativo, terzi fornitori del servizio di gestione, manutenzione e supporto del sistema informatico o web, spedizionieri, ecc.).

Herholdt Controls potrà anche comunicare Dati Personali a consulenti esterni, avvocati e advisor, nel rispetto delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali.

C. Altri soggetti terzi

Herholdt Controls potrà comunicare i Suoi Dati Personali anche ad altri soggetti terzi (compresa qualsiasi autorità competente, giudiziaria o amministrativa) per: (i) ottemperare ad obblighi imposti alla nostra Società dalla legge o da regolamenti nonché per ottemperare ad un ordine dell’Autorità giudiziaria o altra autorità pubblica; (ii) ove necessario, per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare del Trattamento in un contenzioso potenziale, minacciato o concreto con il Fornitore; o (iii) in occasione di cessione o altro trasferimento di tutta o parte dell’attività condotta da Herholdt Controls.

Tali destinatari, ove dovessero trattare Dati per conto di Herholdt Controls, saranno nominati come Responsabili esterni del Trattamento mediante apposito contratto (od altro atto giuridico) che li vincolerà alla Società prevedendone le garanzie prescritte dall’Art. 28 del Regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.

L’elenco completo dei Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento è disponibile presso la sede di Herholdt Controls.

Si informa, infine, che qualsiasi informazione che La riguarda potrà essere accessibile (direttamente o indirettamente) alle figure professionali che la Società ha identificato su base individuale e che ha espressamente designato come Amministratore di Sistema: si tratta del personale tecnico la cui attività è finalizzata alla gestione e alla manutenzione del sistema di elaborazione dei dati o di sue componenti (es. sovrintendere alle risorse del sistema operativo di un elaboratore o di un database e di consentirne l’utilizzazione, gestire le credenziali di accesso ai sistemi, organizzare i flussi di rete, effettuare i back up, adottare misure di protezione, ecc.).

G. Luogo del trattamento e trasferimento dei dati

I Suoi Dati Personali sono trattati, sempre per le finalità indicate al paragrafo C dell’Informativa, su server ubicati presso la sede legale sita in Milano (MI), Via Mestre n. 13 o presso le sedi di altre società del Gruppo Hager, site all’interno dell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo.

In considerazione del fatto che Herholdt Controls opera a livello mondiale, ai fini del raggiungimento delle finalità esposte al paragrafo C dell’Informativa, i Suoi Dati Personali potranno essere trasferiti a società del Gruppo Hager, a cui Herholdt Controls appartiene, aventi sede nell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo e fuori dell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo.

In tal caso, l’eventuale trasferimento da parte del Titolare del Trattamento dei Dati Personali in Paesi situati al di fuori dell’UE/SEE avverrà nel rispetto delle garanzie appropriate, opportune ai fini del trasferimento stesso, come disciplinate ai sensi degli articoli 45 e 46 del Regolamento o nell’ambito delle deroghe di cui all’art. 49.1 del Regolamento, adottando adeguate garanzie di riservatezza e sicurezza.

H. Periodo di conservazione dei dati personali o criteri utilizzati per determinare tale periodo

I Suoi Dati Personali verranno conservati e trattati dalla Società per il periodo di tempo necessario per il perseguimento delle finalità indicate al paragrafo C, oppure per la differente durata richiesta dalla legge applicabile.

In ogni caso, al fine di assicurare il rispetto dei principi di necessità e proporzionalità del trattamento, fatti salvi eventuali ulteriori obblighi previsti dalla legge, il Titolare del Trattamento ha individuato diversi tempi di conservazione dei Suoi Dati in relazione alle singole finalità perseguite:

• per le finalità di cui al punto 1 del precedente paragrafo C (fase precontrattuale), i Suoi Dati verranno conservati per il tempo strettamente necessario all’instaurazione del rapporto commerciale;
• per le finalità di cui al punto 2 del precedente paragrafo C (esecuzione del contratto), i Suoi Dati saranno conservati per tutta la durata effettiva della relazione commerciale intercorrente con il medesimo Fornitore, oppure per la differente durata richiesta dalla legge applicabile. Per esempio, i Dati contabili e fiscali saranno conservati per un periodo massimo di dieci anni dal momento della cessazione del rapporto commerciale.

Il Titolare del Trattamento potrebbe essere obbligato a conservare i Dati per un periodo più lungo, pari a quello di prescrizione del diritto medesimo, in ottemperanza ad obblighi di legge o di contratto o per l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (es. obblighi di conservazione delle scritture contabili, gestione di eventuali contenziosi, ecc.).

Al termine del periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati: per questo motivo, al raggiungimento di tale termine, il diritto di accesso, cancellazione, rettifica e portabilità dei Dati Personali non potranno più essere esercitati.

I. Diritti dell’interessato

Lei ha la facoltà in qualsiasi momento di esercitare i diritti riconosciuti dal Regolamento. In particolare, Le sono riconosciuti, oltre al diritto di revocare in qualunque momento, ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, il consenso al trattamento per specifiche finalità eventualmente prestato, i seguenti diritti:

• Diritto di Accesso (art. 15 del Regolamento): diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei Suoi dati personali e, in tal caso, accedere ai Suoi Dati Personali e alle informazioni relative:

  1. alle finalità del trattamento;
  2. alle categorie di Dati Personali trattati;
  3. ai destinatari o alle categorie di destinatari a cui i Suoi Dati Personali sono stati o saranno comunicati;
  4. al periodo di conservazione dei Dati o, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  5. all’esistenza dei Suoi diritti, quale soggetto interessato, di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o la cancellazione dei Suoi Dati Personali o la limitazione del trattamento di tali Dati e di opporsi al loro trattamento;
  6. all’esistenza del diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo;
  7. all’esistenza del Suo diritto di accedere, qualora i Suoi Dati non siano raccolti presso di Lei, a tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
  8. all’esistenza di un processo decisionale automatizzato.
• Diritto di Rettifica (art. 16 del Regolamento): diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei Suoi Dati Personali inesatti e/o l’integrazione dei Suoi Dati Personali incompleti.

• Diritto di Cancellazione (art. 17 del Regolamento): diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi Dati Personali senza ingiustificato ritardo ove non ricorrano le limitazioni previste dal Regolamento, se:

  • i Dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
  • è formulata una revoca del consenso e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
  • Lei si oppone al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
  • i Dati Personali sono stati trattati illecitamente;
  • i Dati Personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale;
  • i Dati Personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione;

• Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 del Regolamento): diritto di ottenere la limitazione del trattamento:

  • qualora Lei contesti l’esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario al Titolare del Trattamento di verificare l’esattezza di tali Dati Personali;
  • quando il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei Dati Personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
  • quando i Dati Personali sono a Lei necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, benché il Titolare del Trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento;
  • qualora Lei si opponga al trattamento in virtù del diritto di opposizione;
• Diritto di ricevere notifica (art. 20 del Regolamento) in caso di avvenuta rettifica o cancellazione dei Dati Personali o limitazione del trattamento;

• Diritto alla portabilità dei Dati (art. 21 del Regolamento): diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che La riguardano e Lei ha il diritto di trasmettere tali Dati a un altro titolare del trattamento, qualora:

  • il trattamento si basi sul Suo consenso espresso per una o più specifiche finalità o avvenga in ragione di un contratto sottoscritto con Lei;
  • e il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati;

  e/o diritto di richiedere la trasmissione di tali informazioni a un altro fornitore di servizi (laddove tecnicamente fattibile);

• Diritto di opposizione (art. 22 del Regolamento): diritto di opporsi, in qualunque momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Dati Personali che La riguardano;
• Diritto di reclamo (art. 77 del Regolamento): diritto di proporre reclamo riguardo le attività di trattamento dei Suoi Dati Personali svolte dalla Società presso l’Autorità Garante della protezione dei dati personali o analogo autorità di controllo territorialmente competente.

J. Aggiornamenti alla presente informativa

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di modificare e aggiornare la presente Informativa sulla base di adeguamenti normativi, tecnici e/o commerciali.

Si consiglia, quindi, un controllo regolare e periodico della stessa e di riferirsi alla versione più aggiornata fornita dal Titolare del Trattamento. La data dell’ultimo aggiornamento della presente Informativa sarà indicata nella parte superiore della medesima.

La presene Informativa annulla e sostituisce integralmente ogni altra precedente che deve pertanto intendersi superata.

La ringraziamo per l’attenzione e Le porgiamo distinti saluti.